Diseño, mejora y automatización de procesos

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DISEÑO Y MEJORA DE PROCESOS

Para ser ágil y competitivo en la era digital, se necesitan nuevos procesos, así como también mejorar y transformar los existentes.

Se trata de diseñar procesos desde cero, priorizar los existentes, analizarlos, identificar y evaluar oportunidades de mejoras quicks- wins (alto impacto o valor, rápida implementación y bajo costo), rediseñarlos, implementar las mejoras, capacitar y gestionar el cambio cultural requerido.

“Tenga en cuenta que lo que se busca es mejorar o transformar y gestionar procesos, no herramientas digitales, no obstante, la integración de tecnologías adecuadas, le permitirán ser más ágil, escalable y rentable”.

Las prácticas actuales recomendadas sugieren que comience por los procesos físicos que integran su cadena de valor, por cuanto, en estos debería radicar su ventaja competitiva.

Tecnologías como motores de workflow permiten controlar en línea el flujo de trabajo  de un proceso de extremo a extremo, otorgando visibilidad del estado de las actividades (en espera, en ejecución, pendiente de aprobación, completada).  Por su parte con la irrupción de la inteligencia artificial (AI) y la automatización robótica de procesos (RPA), las tareas repetitivas y monótonas ahora se pueden automatizar de manera que la RPA es cada vez más importante para las empresas de medianas a grandes.

“Ahora si lo que busca es automatizar sus procesos de soporte (gestión de personas, gestión de compras y proveedores, gestión del cierre contable y reportes, entre otros), la solución es un ERP que se ajuste a su negocio y presupuesto. Pero cuidado con la implantación, se comenten errores que cuestan caros”.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS


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La necesidad de diseñar nuevos procesos puede deberse a cambios en la estrategia, modelo de negocio, propuesta de valor, un gap (vacío) del modelo operacional que afecta el desempeño organizacional, también a que sus procesos quedaron obsoletos respecto a los cambios en el mercado, la tecnología o nuevas regulaciones.

“Si eres una startup, sabes muy bien que los procesos son los que te hacen ágil y escalable. La buena noticia es que también las empresas establecidas,sean grandes o medianas se pueden gestionar con la agilidad de una startup, se trata solo de un cambio de paradigma del management”. 

Se trata de acelerar la mejora de sus procesos claves para incrementar en el corto plazo los resultados. El foco es centrase en el 20% de las actividades de los procesos claves que producen el 80% de sus resultados, identificando aquellas mejoras de alto impacto o valor en el proceso, rápida y fácil implementación y bajo costo.

“Estas mejoras pueden implicar cambios menores en las reglas de negocio, procedimientos específicos, redistribución de cargas de trabajo, eliminación de formularios innecesarios e integración de herramientas digitales de bajo costo (SaaS) como soporte”. 

Cuando los cambios de los procesos son estructurales, es decir, traspasan los límites de responsabilidad de un área funcional , impactan sobre la tecnología, o bien requieren de recursos adicionales, la propuesta de mejora pasa a un proyecto de “Rediseño”. Es es decir, el rediseño influye en los siguientes ámbitos:

‣ Estructural: Cambios en el proceso mismo.
‣ Productividad: Análisis de ciclo y costo de las actividades.
‣ Responsabilidades: Se modifica la asignación de responsabilidad.
‣ Integración: Mejorar el grado de integración entre la capa de la estrategia, operacional  y tecnologíca
(producción y TI).
‣ Incorporación de tecnología: Automatización de procesos, aplicación de tecnologías móviles, integración de sistemas, otras.

“El rediseño establece los cambios que deberán efectuarse en la situación actual y detalla cómo se ejecutarán los nuevos procesos. Es la fase más importante, ya que se definirán las nuevas formas de operar y su desempeño”.

La automatización de procesos es una tendencia que está transformando el mundo empresarial. Las organizaciones que se adaptan a esta tendencia pueden mejorar su rendimiento y alcanzar sus objetivos. Pera tenga presente que no existen soluciones tecnológicas estándares para los procesos que impactan su “core business”, si las hubiera significa que no cuenta con una  competencia distintiva o esencial. Por eso lo primero es diseñar, mejorar o rediseñar sus procesos antes de considerar cualquier tecnología o herramienta digital de soporte, por cuanto hoy, hay muchas posibilidades de automatizar procesos claves o esenciales.

“La tecnología ha avanzado significativamente en los últimos años, lo que ha hecho que la automatización sea más accesible y asequible para las organizaciones de todos los tamaños”.

Herramienta de visualización de datos que proporciona una visión general del rendimiento de un proceso o conjunto de procesos. Los dashboard de procesos suelen incluir gráficos, tablas e indicadores clave de rendimiento (KPI) para mostrar información clave sobre el proceso.

“Si no se definen objetivos y metas, no hay propósito ni dirección. Si no se mide no hay aprendizaje y control, y si no se controla no se mejora”.

Las políticas empresariales son un conjunto de reglas y directrices que guían el comportamiento de los empleados y la toma de decisiones dentro de una organización, aportando claridad y orientación de como actuar en distintos escenarios o circunstancias comunes o imprevistas, ayudan a la organización a mitigar riesgos financieros, operacionales y legales, facilitando el cumplimiento  de leyes y regulaciones aplicables. Las políticas empresariales pueden ser de naturaleza general o específica. Las políticas generales se aplican a toda la organización, mientras que las políticas específicas se aplican a un área de la organización o proceso de negocio específico.

“El proceso de desarrollo de políticas empresariales debe ser inclusivo e involucrar a las partes interesadas relevantes. Las políticas deben ser claras, concisas, fáciles de comunicar y entender. Además, deben estar siempre  actualizadas para reflejar los cambios en la organización y el entorno empresarial”.

Los manuales de procedimientos brindan  orientación y guía de acción específica al personal responsable de cómo, cuándo y en qué orden se ejecutan las distintas actividades  de un proceso de negocio, sin dejar margen de interpretación, a fin de prevenir errores, aumentar la eficiencia y efectividad, delimitar responsabilidades, facilitar la supervisión y el control, reforzando la cultura de control interno y gestión de riesgos , y obtener los resultados previstos bajo las mismas circunstancias, sirviendo además como una herramienta insustituible para facilitar la capacitación de los colaboradores.

“Los procedimientos deben estar 100% alienados con políticas aplicables, ser redactados de forma sencilla, concisa y clara, de manera que sean simple de comunicar, comprender, aplicar y actualizar cuando sea el caso”. 

Las normas de la familia ISO 9000 son un conjunto de normas internacionales que establecen los requisitos para un sistema de gestión de la calidad (SGC). Un SGC es un sistema que permite a una organización mejorar su capacidad de cumplir con los requisitos de sus clientes, así como los requisitos legales y reglamentarios aplicables. es el único estándar (ISO 9001) de la familia que puede certificarse (aunque esto no es un requisito). 

Puede ser utilizado por cualquier organización, grande o pequeña, independientemente de su campo de actividad”.

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